Đánh số task

Khi tiếp quản nhiệm vụ từ một đồng nghiệp đi vắng, thành viên mới thường phải lục tìm các ghi chú tản mát ở nhiều kênh chat và không biết phần việc nào đã hoàn thành, phần việc nào đang bị tắc nghẽn. Làm sao để tổ chức các đầu việc của dự án một cách khoa học, giúp bất kỳ ai khi mở ra cũng nắm bắt được ngay bối cảnh và tiến độ thực tế mà không cần hỏi lại từ đầu?

Bài viết này chuẩn hóa quy trình phân rã và theo dõi nhiệm vụ: từ việc đặt tên thư mục theo mã số, cấu trúc hai tệp tin lõi cho mỗi nhiệm vụ, đến quản lý vòng đời và danh sách công việc cần làm.

1. Bảng thuật ngữ cục bộ

Thuật ngữ	Tên tiếng Anh	Dịch nghĩa & Giải thích
PLAN.md	Task Plan Document	Tệp tin lưu trữ kế hoạch thực thi nhiệm vụ.
README.md	Task Progress Document	Tệp tin theo dõi tiến độ và công việc.
Backlog	Task Backlog Items	Danh sách các đầu việc cụ thể cần thực hiện.

2. Các khái niệm cốt lõi

2.1 Quy ước đặt tên thư mục nhiệm vụ

• ⚙️ Cơ chế: Mỗi nhiệm vụ được cô lập hoàn toàn trong một thư mục riêng đặt dưới _tasks/, đặt tên theo cú pháp NNN_ten-task-viet-thuong với tiền tố ba chữ số tăng dần.
• 🔍 Cách nhận diện: Tên thư mục bắt đầu bằng số (ví dụ: 001_publish-web/), nằm gọn trong thư mục hệ thống _tasks/.
• 💡 Ý nghĩa: Đảm bảo tất cả mã nguồn, tài liệu và kế hoạch liên quan đến một nhiệm vụ cụ thể được lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm và truy vết.
• ⚠️ Bẫy: Lưu trữ các ghi chú hoặc tệp cấu hình của nhiệm vụ rải rác ngoài thư mục quy định.

2.2 Hai tệp tin lõi của mỗi nhiệm vụ

• ⚙️ Cơ chế: Mỗi thư mục nhiệm vụ bắt buộc phải chứa hai tệp tin:
  • PLAN.md: Lưu trữ mục tiêu, thiết kế kiến trúc, các quyết định kỹ thuật và run-sheet từng bước.
  • README.md: Lưu trữ trạng thái hiện tại (phase) và bảng danh sách các công việc cụ thể cần tick.
• 🔍 Cách nhận diện: Sự hiện diện bắt buộc của hai tệp tin này ngay khi khởi tạo thư mục nhiệm vụ mới.
• 💡 Ý nghĩa: Tách biệt rõ ràng phần lý thuyết/kế hoạch (PLAN.md) khỏi phần thực thi/trạng thái (README.md), giúp bàn giao nhiệm vụ tức thì cho thành viên khác.
• ⚠️ Bẫy: Gộp chung kế hoạch thiết kế và tiến độ công việc vào một tệp tin duy nhất, hoặc không cập nhật trạng thái khi thực hiện.

2.3 Vòng đời nhiệm vụ và Quản lý danh sách công việc

• ⚙️ Cơ chế: Tiến trình nhiệm vụ đi qua ba pha: Mở (tạo thư mục, viết PLAN.md), Chạy (thực thi và cập nhật trạng thái README.md), Đóng (ghi nhận hoàn thành và lưu trữ). Mỗi công việc trong danh sách phải ghi rõ tác nhân thực hiện (người hay agent) và thước đo hoàn thành cụ thể.
• 🔍 Cách nhận diện: Cập nhật trạng thái bằng các ký hiệu tick ([x], [/], [ ]) trong tệp README.md, các đầu việc được chia nhỏ ở dạng hành động đơn nguyên tử.
• 💡 Ý nghĩa: Chống mù tiến độ trong dự án, giúp quản lý phân phối công việc rõ ràng giữa người và các đại lý AI.
• ⚠️ Bẫy: Đăng ký các đầu việc chung chung, không có tiêu chí nghiệm thu rõ ràng hoặc không ghi rõ ai là người chịu trách nhiệm thực thi.

✅ Tự kiểm nhanh

1. Tại sao mỗi nhiệm vụ bắt buộc phải tách biệt thành hai tệp PLAN.md và README.md?

Đáp án

Để tách biệt rõ ràng phần tư duy thiết kế, lý do đưa ra quyết định kỹ thuật (PLAN.md) khỏi phần theo dõi trạng thái thực thi và danh sách công việc hàng ngày (README.md), giúp người xem nắm bắt nhanh chóng mà không bị rối thông tin.

2. Một đầu việc trong danh sách công việc cần làm được coi là đạt chuẩn khi nào?

Đáp án

Khi đầu việc đó chỉ mô tả một hành động đơn lẻ (nguyên tử), ghi rõ tác nhân thực thi là người hay đại lý AI, và chỉ ra được tiêu chí nghiệm thu cụ thể có thể đo lường hoặc kiểm chứng được.